SURE2050 gaat zijn laatste maanden in. Het gebrek aan interne resources of specifieke kennis is vaak een struikelblok bij de opmaak van een vastgoedstrategie. Om vastgoedstrategieën als voorbeeld te kunnen gebruiken, kreeg één gemeente per provincie extra begeleiding van Factor4 aangeboden. Wij interviewden deze voorbeeldgemeenten over hun begeleidingstraject.

• Welke extra begeleiding kreeg je?

De begeleiding was bij elke gemeente anders, afhankelijk van de noden. Zo heeft Factor4, partner binnen het project die begeleiding aanbiedt, de steden Landen, Voeren en Hove goed geholpen door het uitvoeren van Quick Scans. Met die verzamelde data kon de gebouwentabel ingevuld worden om zo de huidige toestand van de gebouwen in kaart te brengen.

Bij Dendermonde haalde men dan weer heel wat info uit de opgezette workshops om de behoeften in kaart te brengen. Vincent Van Kerckhove, Projectleider gebouwen: “Tijdens die workshops wordt er gekeken naar welke noden en de trends de verschillende vertegenwoordigers van gebruikers van onze gebouwen zien voor deze gebouwen en hoe ze denken dat die gaan evolueren naar de toekomst toe.”

• Wat vind je van de begeleiding?

Tijs Naert, Schepen uit Harelbeke onder andere bevoegd voor patrimonium: “Voor ons is het pas echt interessant geworden als het ging over de planning en de strategie, in het begin was de opleiding wat te algemeen. Vanaf opstart van de een-op-eenbegeleiding werd de meerwaarde van dit project voor ons heel erg duidelijk. “

Pieter Degreef, Duurzaamheidsambtenaar van Landen: “De begeleiding was uitstekend. Het traject naar een strategisch vastgoedplan legt ook heel wat onderliggende problemen bloot, die anders (nog) niet aan de oppervlakte zouden komen. “

• Hoe ver sta je nu?

Margot Maes, deskundige duurzaamheid en mondiale samenwerking in Hove: “Onze gebouwentabel is, op enkele details na, volledig ingevuld waardoor we een goed zicht hebben op ons patrimonium. Dit maakt het mogelijk om voor ieder gebouw een gebouwenfiche op te maken, wat volledig nieuw is voor Hove. Quick scans in alle gebouwen hebben ervoor gezorgd dat we inzicht kregen in de goede en minder goede punten van het patrimonium. Ook werd duidelijk welke zaken zo snel mogelijk aangepakt moesten worden en konden we zo een tijdslijn opmaken van welke gebouwen eerst gerenoveerd moeten worden.”

Pieter: “We hebben nu een mooi overzicht van een selectie van de gebouwen, energieverbruiken en de conditie van deze gebouwen. Op basis daarvan kunnen we het strategisch vastgoedplan finaliseren.”

Judith Voets, Milieu- en duurzaamheidsambtenaar van Voeren: “Het strategisch vastgoedplan in tekstvorm is al voor een groot deel opgemaakt. Het document vraagt enkel nog wat verfijning, enkele zaken die nog meer in detail bekeken moeten worden.”

Tijs: “De draft van ons strategisch vastgoedplan bevindt zich ondertussen in de finale fase.”

Vincent: “De draft van het strategisch vastgoedplan voor de cluster cultuur is zo goed als af, het vraagt enkel nog wat afwerking.”

• Waar heb je stappen vooruit kunnen zetten?

Judith: “Ik denk vooral in de visievorming, wat we belangrijk vinden, hoe we omgaan met gebouwen. Omdat in het verleden gebouwen verkocht werden die niet meer nodig waren, zonder na te gaan of dit wel relevant was. Maar uiteindelijk als je een soort stappenplan hebt en je je daarop kan baseren, bekom je een meer onderbouwde beslissing.”

Margot: “Het beheer en onderhoud van ons patrimonium gebeurde tot op heden eerder ad hoc en vooral vanuit een operationele insteek. De beschikbare informatie werd ook vanuit die insteek benaderd. Door het opmaken van een strategisch vastgoedplan vanuit de doelstellingen van SURE2050, hebben we de beschikbare informatie in combinatie met de gegevens uit de quickscans ingezet om een strategische en meer langetermijnvisie op ons vastgoed te ontwikkelen.”

Wie in je gemeente is er betrokken bij de opmaak van de vastgoedstrategie?

Een strategisch vastgoedplan maak je samen, belangrijk is dat de strategie gedragen wordt door iedereen binnen de organisatie.

De concrete verwerking van de gegevens om tot een strategisch vastgoedplan te komen gebeurde in elke gemeente door de projectcoördinator zelf. De input van de nodige gegevens kan je echter nooit alleen verzamelen. Zo werden in Harelbeke ook de departementshoofden facility samen met grondgebiedszaken en milieu betrokken.

Het is noodzakelijk om de verschillende departementshoofden te betrekken, maar ook management en financiën zijn partners die zeker niet mogen ontbreken.

• Waar zag je tegenop, maar was eigenlijk een meevaller?

Verschillende gemeenten gaven aan dat het opstellen van een strategisch vastgoedplan in het begin heel overweldigend kan overkomen. Het is moeilijk om van zoveel informatie te komen tot één concreet document. Daarom is samenwerking een heel belangrijke factor binnen dit proces. Deel het werk op in behapbare pakketjes. Schakel externe hulp in als het alleen niet lukt. Zo wordt het opzetten van een duurzaam vastgoedbeleid en -beheer stap voor stap een haalbare kaart.

Uitstellen heeft geen zin, begin eraan! Een eerste stap in de goede richting is het opstellen en goedkeuren van de nota strategisch vastgoedbeleid. Dit geeft een kader om van daaruit te werken aan een duurzaam vastgoedbeleid en -beheer.

Judith: “Ik had schrik om dat plan te maken of te komen tot een plan, schrik dat dat plan niet genoeg zou leven. Ik was aangenaam verrast door de eensgezindheid en het tempo waarin onze visie tot stand kwam.”

Vincent: “De workshop was goed gekaderd, waardoor er voldoende info uit is gekomen. Die workshop was een grote meerwaarde voor ons, omdat die gegeven werd door een neutraal iemand die niets met onze organisatie te maken heeft en ook totaal geen idee heeft van hoe onze organisatie werkt. Voor die workshop, waar we keken naar wat de noden zijn, was het wel interessant om iemand te hebben die nog niet vastzat in het stramien van “dit is er en dit zou zo moeten zijn”. Dus om echt iemand te hebben die er compleet buiten stond.”

• Wanneer ben je tevreden over de vastgoedstrategie? Wanneer wordt de champagne ontkurkt?

Margot: “Een uitdaging voor onze gemeente is om nu nog verder te kijken naar de toekomstvisie. Waar willen we met dit gebouw naar toe, welke mensen willen we bereiken, enzovoort. Wanneer de strategische vastgoedstrategie dus echt een overkoepelende visie weergeeft van waar we als gemeente met ons patrimonium naartoe willen, dan mag de champagne ontkurkt worden.”

Tijs: “Wanneer de financiële middelen optimaal ingezet kunnen worden om de doelstelling klimaatneutraal zijn tegen 2050 te bereiken.”

Pieter: “De champagne wordt ontkurkt wanneer het volledige patrimonium op dezelfde consequente manier is doorgelicht en we het strategisch vastgoedplan kunnen opmaken voor het volledig patrimonium. Met concrete momenten voor renovatie of vervreemding waar zowel beleid als bestuur achter staan.”