FAQ

E-Lyse en Terra

Wat is E-lyse?

E-lyse is een energiemanagementplatform van Fluvius, die lokale besturen gratis kunnen gebruiken om hun verbruiksdata te registeren en te raadplegen.
De mogelijkheden van E-lyse omvatten onder andere verbruiksgrafieken, alarmen instellen, rapporten, benchmarking enzovoort.

Waarom moeten we E-lyse up-to-date houden?

Om de doelstellingen 2050 te behalen is het van groot belang om de gegevens van het lokaal bestuur up-to-date te houden in E-lyse. Enkel bij een correct beeld van het volledige verbruik van jullie patrimonium kunnen de juiste prioriteiten gelegd worden. Hierdoor is het van belang dat al jullie gebouwen met desbetreffende EAN-nummers geregistreerd zijn in het platform.

Hoe gaan we aan de slag met E-lyse?

Meer informatie over het programma en alle aanwezige aspecten vind je terug op de site: https://lokaal-bestuur.fluvius.be/nl/thema/slimme-diensten-en-tools/handleidingen-energiemanagement

Ben je nog niet geregistreerd in het programma, dan kan je een account aanvragen via energiemanagement@fluvius.be

Hoe kunnen we nieuwe gebouwen toevoegen in E-lyse?

Mail volgende info naar energiemanagement@fluvius.be: gebouwnaam, gebouwtype, adres en EAN-nummers (of meternummers) van de aanwezige aansluitpunten.
Fluvius maakt de gevraagde gebouwen aan in E-lyse en zorgt ervoor dat de officiële verbruiken (NPS) van de desbetreffende aansluitpunten zichtbaar zijn.

Hoe bekomen we de energiebesparende maatregelen van al opgemaakte energiezorgplannen van Fluvius?

Om deze digitaal te verkrijgen, neem contact op met de energieadviseur van Fluvius die vermeld staat op het zorgplan, of via energiemanagement@fluvius.be.

Hoe kunnen we aan de slag met Terra?

Om gebruik te kunnen maken van TERRA zijn drie stappen nodig.

  1. Eerst worden de EAN’s opgeladen. Voor SURE2050 deelnemers nemen we een extract uit E-Lyse en is er geen bijkomend werk voor jullie. Voor andere gebruikers stellen we een loader ter beschikking om alle EAN’s in bulk op te laden.
  2. Alle gebouwen dienen opgeladen te worden in TERRA en de EAN’s worden gekoppeld aan de gebouwen (of infrastructuur). Voor SURE2050 deelnemers worden deze gebouwen overgenomen uit jullie dataset uit E-Lyse en is er geen bijkomend werk voor jullie. Voor niet SURE2050 gebruikers stelt TERRA Patrimonium loaders ter beschikking, zodat gebouwen in bulk opgeladen kunnen worden.
  3. Toegang aanvragen via Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid of via jullie hoofdbeheerder. Indien die niet gekend is, dan geven wij jullie mee wie dat is. Informatie hierover vinden jullie terug op terra.vlaanderen.be. Hier vinden jullie ook contactinfo (e-mail / telefonisch) terug voor ondersteuning / vragen.
Welke stappen van het SURE2050 traject moeten we reeds gezet hebben alvorens een Energetisch Masterplan in TERRA nuttig is?

Om gebruik te kunnen maken van het Energetisch Masterplan, dienen alle gebouwen in TERRA te zitten en dienen de correcte EAN’s aan de gebouwen gekoppeld te zijn. Deze input gebeurt automatisch als je van E-lyse gebruik maakt en je gebouwen en EAN-nummers daar correct zijn ingevoerd. Vanaf dan kan je gebruik maken van het Energetisch Masterplan, ook wanneer jeu nog geen enkele maatregel hebt aangemaakt.

Zonder maatregelen geeft het Energetisch Masterplan je namelijk al zicht op de verbruiksevolutie van jouwpatrimonium. Je ziet de evolutie doorheen de tijd en kan opvolgen of jouw organisatie reeds op schema zit in functie van de doelstellingen of niet.

Welke gebouwen en verbruiken worden meegenomen in een Energetisch Masterplan in TERRA?

Vanaf begin april 2021 beschikt TERRA over een gebouwenfilter. Hierdoor kan je zelf kiezen  welke gebouwen je allemaal een Energetisch Masterplan op wenst te stellen. Dit geeft je ook de mogelijkheid om de evolutie van het verbruik van een beperkte selectie aan gebouwen op te volgen. Bijvoorbeeld een aantal gebouwen die je gerenoveerd hebt. Indien je de renovatiewerken ingeeft als maatregel, dan kan je gaan bepalen hoeveel kWh per geïnvesteerde € je bespaart. Dit kan je inzicht geven in de benodigde budgetten om het gehele patrimonium af te gaan stemmen op de klimaatdoelstellingen.

Hoe komen maatregelen in TERRA?

TERRA biedt drie mogelijkheden aan om maatregelen aan te maken.

  1. Via energiescans uitgevoerd door een door VEB aangesteld studiebureau. Deze geven alle maatregelen direct in TERRA in, zodat je er onmiddellijk mee aan de slag kan. De studieburelen zijn opgeleid om de maatregelen correct en helemaal volledig in te vullen.
  2. Je beschikt zelf over maatregelen, bijvoorbeeld voortvloeiend uit een energiezorgplan van Fluvius, uit een scan uitgevoerd door een studiebureau dat niet aan VEB gelinkt is of een extract uit een FMIS systeem of gewoon zelf gegenereerd door de jaren heen. In al deze gevallen kan je gebruik maken van onze Maatregelen Loader. Hiermee kan je in bulk alle maatregelen opladen in TERRA, waarna je aan de slag kan gaan.
  3. Je kan maatregelen ook zelf rechtstreeks in TERRA aanmaken. Daarbij bieden wij je de mogelijkheid om aan de hand van enkele specifieke parameters een inschatting te krijgen van de kostprijs en het besparingspotentieel van de gewenste maatregel of indien je zelf de besparing en geraamde kostprijs kan berekenen, kan je ook zelf de volledige maatregel tot in detail ingeven en aanmaken.
We zijn gestart met een onderhouds- en energieprestatiecontract. De externe dienstverlener (ESCO) volgt de energiebesparing op. Dan hoeven we dit intern niet meer op te volgen?

Het heeft zeker ook voordelen om naast de ESCO ook zelf een zicht te hebben op het energieverbruik van het eigen patrimonium. Daarnaast zal waarschijnlijk ook niet jouw volledige patrimonium in een OEPC zitten, dus nu reeds van start gaan met het opvolgen van energieverbruiken in de andere gebouwen is zeker geen verloren inzet.

Wat is het verschil tussen het Excel-sjabloon van het Strategisch Vastgoedplan en het overzicht in E-Lyse / TERRA van het patrimonium?

Bij de opmaak van een strategisch vastgoedplan wordt het patrimonium eerst op hoofdlijnen geëvalueerd om op basis van de vraag- en aanbodanalyse een eerste vastgoedstatus te kunnen toekennen. Op dat moment is niet voor alle gebouwen een conditiestaatmeting en/of energiescan aanwezig. En dit is ook geen noodzaak. E-Lyse / TERRA geeft je hier al een status van de huidige stand van zaken, maar er is nog geen uitgewerkt operationeel plan. De analyse op hoofdlijnen waarvoor het Excel-sjabloon kan worden gebruikt, maakt op een eenvoudige wijze inzichtelijk wanneer welke gebouwen moeten worden aangepakt en dus een eerste inschatting op tijd en ingeschatte financiële impact.

Na deze eerste analyse op de hoofdlijnen, zullen voor de gebouwen die behouden blijven scenario’s worden uitgewerkt om tot een koolstofvrij patrimonium te komen. Deze scenario’s zullen wel onderbouwd worden door studies (conditiestaat, energiescan) en moeten inzicht geven in de aanbestedingsstrategie en specifieke investeringsprojecten / maatregelen die zullen genomen worden. Hierbij biedt TERRA de mogelijkheid om dit operationeel in een energetisch masterplan uit te zetten en op te volgen.   

Deelname SURE2050

Wat zijn de modaliteiten voor deelname aan het project?

Iedereen kan deelnemen aan de opleidingssessies. Voor de individuele coaching moet u behoren tot de doelgroep (Vlaamse gemeenten en centrale Vlaamse overheidsentiteiten); moet u de nodige rollen en ondersteuning voorzien binnen de eigen organisatie en moet uw organisatie zich engageren om te investeren in energie-efficiëntiemaatregelen.

Wat is de geschatte tijd die een gemeente moet besteden om te komen tot een goede vastgoedvisie?

Er zijn enerzijds 3 korte informatiesessies over een periode van 8 maanden voor een vertegenwoordiger van het politieke besluitvormingsniveau (burgemeester, schepen).

Daarnaast zijn er in totaal 4 dagen opleiding voorzien voor de SURE2050-coördinatoren gespreid over een periode van 8 maanden. 

Om SPREM (= de gebruikte mechaniek voor vastgoedvisie) te lanceren en te realiseren zal de SURE2050-coördinator in elke gemeente extra tijd moeten uittrekken. Afhankelijk van de grootte van de gemeente en de hoeveelheid patrimonium zal dit mogelijk voor een kleine gemeente een 4 tot 10 werkweken kosten en 4 tot 8 maanden voor de middelgrote en een paar jaar voor de centrumsteden (die er overwegend al mee bezig zijn). Een alternatief is het aantrekken van een externe coördinator. Daarnaast is er de tijd van de verschillende beleidsniveaus en de betrokken departementen.  Anderzijds verdient deze inspanning zich snel en ruim terug.

Een kleine gemeente heeft niet altijd voldoende specifiek personeel voor de ondersteuning van het project. Hoe kunnen we toch deelnemen?

Dit hoeft geen drempel te zijn om niet deel te nemen. Het kan zeker geval per geval bekeken worden hoe binnen bestaande samenwerkingsstructuren tussen verschillende gemeenten of bijvoorbeeld via intercommunales kan worden samengewerkt. Hiervoor kan u steeds contact opnemen met uw provinciale contactpersoon.

Wat zijn de gevolgen als we inschrijven en daarna moeten afhaken?

Er wordt een overeenkomst ondertekend tussen het projectconsortium en de gemeente/ deelnemende organisatie. Deelnemers kunnen op elk moment uit het project stappen zonder financiële consequenties door een aangetekend schrijven naar VEB (als projectcoördinator) met een motivatie voor het stopzetten van het engagement.

Kunnen we ook inschrijven als nog niet alle toekomstig gebruik van gebouwen duidelijk is, of andere ontwikkelingen, bijvoorbeeld fusies van gemeenten?

Het is de bedoeling om het volledige patrimonium mee te nemen in de vastgoedvisie, maar het feit dat het toekomstig gebruik van gebouwen nu nog niet volledig gekend is, is geen belemmering om deel te nemen aan het project. Deelname aan het project kan net helpen om hier meer duidelijkheid in te brengen en betere beslissingen te nemen.

Wat is de link tussen het burgemeestersconvenant en SURE2050?

SURE2050 ondersteunt het concretiseren van de doelstellingen in het burgemeestersconvenant. Beide initiatieven zijn complementair en kunnen elkaar wederzijds versterken.

Hoe kan worden gegarandeerd dat deelnemen aan het project effectief verandering en resultaten teweeg brengt?

Deelname gaat sowieso al een groot inzicht geven in het huidige patrimonium. Door de ondersteuning van het project wordt een visie voor het ganse patrimonium opgesteld met nadruk op belangrijke vastgoedkeuzes en opvolging die daaruit voortvloeit. Er wordt ook doorverwezen naar bijkomende ondersteuning en ontzorging voor het effectief aanbesteden van investeringsprojecten. Deze bijkomende ondersteuning wordt geval per geval besproken daar dit niet onder de standaard ondersteuning vanuit het SURE2050-project valt en dus niet gratis wordt opgenomen.

Wordt op termijn ook de industrie meegenomen? Dit is in onze gemeente de grootste vervuiler.

Het project focust in eerste plaats op het eigen patrimonium van de openbare besturen. Dus binnen SURE2050 komt de industrie niet aan bod. Uiteraard kan de gemeente dit wel zelf meenemen om een totaalbeeld te krijgen, maar dit zit niet in de ondersteuning vanuit het SURE2050-project.

In de Overeenkomst voor deelname aan SURE2050 staat onder 6. Engagement van de Deelnemer het volgende punt, hoe moet dit worden geïnterpreteerd?

"De Deelnemer engageert zich om volgende zaken uit te voeren:

(...)   Het ontwikkelen en indienen bij het SURE2050 project van een SURE2050 vastgoedbeleids- en beheersplan, uitgewerkt met coaching van het SURE2050 project. Het vastgoedsbeleids- en beheersplan (1) volgt een bepaalde structuur en (2) omvat bij voorkeur het hele patrimonium van de deelnemer en minimum 75% van het aantal gebouwen van dit patrimonium, (...) "

 

Dit moet als volgt gelezen worden:

  • De reden om het hele patrimonium of minimum 75% ervan mee te nemen is het belang van een goed totaaloverzicht van het patrimonium voor beslissingen op patrimoniumniveau en op gebouwniveau.
  • De deelnemer engageert zich om een vastgoedbeleids- en beheersplan uit te werken voor het patrimonium en niet enkel voor één of een klein aantal gebouwen. 
  • Het vastgoedbeleids- en beheersplan waarvan sprake moet gezien worden als een eerste plan in een reeks. In dit eerste plan zullen algemene doelstellingen op patrimoniumniveau bepaald worden en specifieke doelstellingen voor een zo groot mogelijk aantal gebouwen. Ook zal in deze versie bepaald worden hoe de gemeente haar vastgoedbeleid en beheer verder zal ontwikkelen. De mate van volledigheid en detail zal onder meer afhangen van de status van het huidige vastgoedbeleid en beheer van de gemeente en kan verschillend zijn van gemeente tot gemeente.

Investeringsprojecten

We hebben een beperkt budget voor investeringen, is dit een probleem om deel te nemen?

Neen, financieringsoplossingen zijn een deel van de ondersteuning die geboden wordt via het SURE2050-project. Hierbij kan bekeken worden welke financieringsvormen zijn aangewezen voor specifieke investeringsprojecten, zoals energieprestatiecontracten met derdepartijfinanciering en/of participatievormen.

Is er ook ondersteuning voorzien voor positieve communicatie naar de burger?

Vanuit het project wordt communicatie aangeboden die kan gebruikt worden als communicatie binnen de gemeente en om draagvlak te creëren bij de burgers. Deze ondersteuning wordt dus voorzien vanuit het project. Het aanpassen van de communicatie, uitsturen van de communicatie enzovoort wordt door de gemeente opgenomen.

Doelstelling van het SURE2050-project is dat er 25 miljoen euro aan investeringen wordt gerealiseerd. Is er een maximum per investeringsproject?

Nee, er is geen maximum per investeringsproject. We beogen een zo groot mogelijk aantal investeringen om gebouwdoelstellingen te bereiken. 25 miljoen euro aan investeringsprojecten is de minimale hefboom die overeengekomen is met Europa, maar uiteraard proberen we om de impact van het SURE2050 project zo groot mogelijk te maken.

SURE2050 subsidieert niet de kostprijs van de effectieve investeringsprojecten. Binnen de ondersteuning wordt wel gekeken naar financieringsoplossingen.

Kan dit project voor ons technische bestekken opstellen voor de aanbesteding van energetische renovatieprojecten?

Het opstellen van specifieke bestekken voor energetische renovatieprojecten, zit niet inbegrepen in de ondersteuning die SURE2050 gratis aanbiedt. Wel werken verschillende partners van het project met raamcontracten waarop kan worden afgeroepen voor het uitvoeren van energetische renovatieprojecten of kunnen deze partners ook ondersteunen bij het opstellen van technische bestekken. Tijdens de coaching wordt bekeken en besproken wat de beste oplossing is voor specifieke investeringsprojecten en welke partners het best kunnen ondersteunen. Deze dienst is tegen vergoeding en te bespreken met de partner die het werk zal uitvoeren.

Opleidingen en coaching

Verlenen jullie advies en begeleid het consortium steden en gemeenten voor het inrichten van een gemeentelijke vastgoeddienst?

Het SURE2050-project voorziet coaching van gemeenten en organisaties om een strategische visie om te zetten in een vastgoedbeleid en -beheersplan. Vervolgens wordt overgegaan tot actie, worden de maatregelen geselecteerd en wordt er doorverwezen naar oplossingen voor een gepaste aanbesteding (specifieke aanbestedingskosten zijn niet gesubsidieerd). Er is ook geen specifieke begeleiding voorzien voor het inrichten van een gemeentelijke vastgoeddienst.

Begeleiden jullie steden en gemeenten bij het uitzetten van een gemeentelijk of stedelijk vastgoedbeleid op basis van de generieke beleidsnota (bestuursnota) van een bestuursploeg waarin de beleidsdoelstellingen zijn opgegeven?

Het is belangrijk dat het ‘Ontwikkelen van een duurzame vastgoedvisie voor een duurzaam en optimaal beheer van het gebouwenpatrimonium om zo de klimaatdoelstellingen te halen’ onderschreven wordt in de beleidsdoelstellingen. SURE2050 begeleidt steden en gemeenten bij het opzetten van deze visie en de concrete uitwerking hiervan in het kader van het bereiken van klimaatneutraliteit voor het publiek patrimonium.

Kan iedereen de opleidingssessies volgen?

Ja, deze staan open voor iedereen. De individuele begeleiding daarentegen richt zich enkel op de doelgroep van het project: steden en gemeenten; OCMW en gemeentelijke autonome organisaties en centrale publieke organisaties op Vlaams regionaal niveau.

Welke expertise is nodig binnen gemeente en welke expertise wordt aangeboden via het project?

Het project biedt expertise om een duurzame vastgoedvisie op te zetten, om keuzes te maken en over te gaan tot actie. Dit gebeurt via opleidingssessies en coaching. Daarnaast bevat deze ondersteuning ook gepaste communicatie naar burgers/gebruikers van de gebouwen en de creatie van een draagvlak. Van de deelnemers wordt verwacht deze kennis intern op te bouwen, zodat ook na de coaching de visie en het vastgoedbeleid- en beheersplan verder uitgevoerd en onderhouden blijft.

Hoe gaat de tool eruitzien die wordt aangeboden, is deze gebruiksvriendelijk? Ook naar kleine gemeenten toe?

De tool zal data uit bestaande databanken (bv. E-Lyse, Terra,…) gebruiken om te komen tot een platform waar de vastgoedstrategie kan worden gevisualiseerd alsook worden opgevolgd. De tool wordt gebruiksvriendelijk en laagdrempelig gehouden.

Wat is de inhoud van de trainingen? Is dit eerder procesmatig of technisch?

De inhoud van de trainingen wordt momenteel nog verder geconcretiseerd. Afhankelijk van de sessie zal de inhoud anders georiënteerd zijn. De inhoud van de opleidingssessies zal tijdig worden gecommuniceerd, zodat de SURE2050-coördinator binnen zijn/haar organisatie de juiste mensen mee kan uitnodigen voor de opleidingen.

Is er ook ondersteuning voorzien voor positieve communicatie naar de burger?

Vanuit het project wordt communicatie aangeboden die kan gebruikt worden als communicatie binnen de gemeente en om draagvlak te creëren bij de burgers. Het aanpassen van de communicatie, uitsturen van de communicatie, beantwoorden van vragen, … wordt door de gemeente opgenomen.

Communicatie

Wat is de inhoud van de trainingen? Is dit eerder procesmatig of technisch?

De inhoud van de trainingen wordt momenteel nog verder geconcretiseerd. Afhankelijk van de sessie zal de inhoud anders georiënteerd zijn. De inhoud van de opleidingssessies zal tijdig worden gecommuniceerd, zodat de SURE2050-coördinator binnen zijn/haar organisatie de juiste mensen mee kan uitnodigen voor de opleidingen.

Contact

Sure2050
This project has received funding from the European Union's Horizon 2020 research and innovation programme under grant agreement No 844902.